Linee guida e campione per l’annuncio di morte dei dipendenti

Quando un dipendente muore, può essere una buona idea per la direzione informare gli altri dipendenti tramite un annuncio formale. Può anche essere opportuno che i datori di lavoro informino i membri del team se uno dei loro colleghi perde un parente stretto. I membri del team sperimenteranno naturalmente il dolore per la perdita di un collega e potrebbero voler offrire compassione a un membro del team che è in lutto. In queste situazioni, tuttavia, la prima priorità del datore di lavoro dovrebbe essere quella di onorare e rispettare i desideri della famiglia del dipendente ora deceduto o dell’attuale dipendente che ha perso una persona cara.

Fare un annuncio di morte di un dipendente

Se un dipendente muore, è molto probabile che un membro della famiglia contatterà il manager di quel dipendente o il contatto delle risorse umane con le notizie. Chi riceve per primo la notizia dovrebbe, ovviamente, esprimere solidarietà alla famiglia in modo appropriato. È anche importante informarsi su eventuali accordi, richieste o esigenze che la famiglia potrebbe avere in questo momento. Chiedi il permesso di condividere i dettagli con i colleghi del dipendente e indica che, con il loro permesso, passerai parola di ciò che è successo ai colleghi. Da lì, il passo successivo sarà decidere come informare i membri del team diretti del dipendente e come annunciare ciò che è successo all’intero team.

Annuncio immediato della squadra

Per le persone che hanno lavorato nel team quotidiano del dipendente, è meglio che il manager o un altro leader dell’azienda annunci la notizia a tutti allo stesso tempo. Questo vale sia se la notizia è attesa, sia se la morte del dipendente è stata improvvisa.

• L’ideale sarebbe riunire il team per un incontro (di persona o virtuale) in modo che il manager o un altro membro del gruppo dirigente possa fornire loro personalmente le notizie, tutto allo stesso tempo.
• Se ciò non è possibile, sono possibili telefonate individuali o conversazioni di persona con coloro che hanno lavorato più a stretto contatto con l’individuo. Questo, tuttavia, sarà probabilmente molto più stressante per il manager.
• Un’altra opzione potrebbe essere l’invio di messaggi di posta elettronica ai membri del team diretti del dipendente, ma questa opzione dovrebbe essere utilizzata solo se non è possibile consegnare il messaggio all’intero gruppo (o alla maggioranza del gruppo) contemporaneamente.

Indipendentemente dall’approccio scelto, sii discreto e rispettoso quando fornisci le notizie. Dichiara cosa è successo, condividi ciò che sai (nella misura in cui sarebbe opportuno farlo), riconosci la perdita per il team e l’azienda, nonché per la famiglia e gli amici del dipendente (compresi quelli dal lavoro). Condividi tutti i dettagli che hai sugli accordi funebri e qualsiasi informazione che la famiglia ti ha chiesto di trasmettere sui loro desideri o sui desideri della persona deceduta.

Annuncio a livello aziendale

Una volta che il team del dipendente deceduto è stato informato, il passo successivo sarà quello di fare un annuncio a tutti i membri dell’organizzazione che dovrebbero essere informati. A seconda della struttura della tua azienda, potresti voler inviare un annuncio a tutti i membri dell’azienda o solo alla sede o alla divisione in cui ha lavorato il dipendente. Puoi utilizzare l’e-mail per questo annuncio, tuttavia, se ci sono dipendenti che devono essere informati che non utilizzano regolarmente un indirizzo e-mail aziendale, prendi in considerazione l’idea di chiedere al loro supervisore diretto di condividere le notizie con loro. L’e-mail potrebbe dire qualcosa del tipo:

Variazioni da considerare

Il messaggio di esempio sopra è molto semplice. Dovrebbe essere adeguato come appropriato in base ai fatti della circostanza specifica con cui hai a che fare. Vedi le email di esempio di annuncio di morte rispettoso per ulteriori esempi che potresti voler prendere in considerazione.

• Se il dipendente è malato da molto tempo e la situazione era generalmente nota a tutti in azienda, potresti voler menzionare qualcosa in merito. Naturalmente, non condividere alcuna informazione sanitaria protetta. Ciò sarebbe appropriato in situazioni in cui i colleghi hanno donato sangue o giornate di PTO per assistere l’individuo (o simili).
• Se la morte è stata dovuta a un incidente o a un altro evento improvviso e imprevisto, puoi anche menzionarlo nel messaggio. Tuttavia, dovresti ottenere il permesso della famiglia prima di farlo.
• È possibile che le disposizioni funebri non siano ancora note. In tal caso, è sufficiente specificare queste informazioni e far sapere ai dipendenti se devono aspettarsi ulteriori dettagli da parte dell’azienda.

Annuncio della morte di un familiare di un dipendente

Se un dipendente perde un parente stretto, potrebbe essere opportuno annunciare queste informazioni ai lavoratori della squadra principale del dipendente e/o del luogo in cui lavora l’individuo. Sarebbe meglio per il manager o il rappresentante delle risorse umane che il dipendente in lutto contatti in seguito alla perdita per chiedere se quella persona desidera che l’azienda informi i colleghi dell’individuo dell’accaduto.

• Il dipendente potrebbe essere un privato che preferirebbe che non ci fosse un annuncio ufficiale dell’azienda.
• Lui o lei potrebbe aver bisogno di un contatto personale con i coetanei in questo momento difficile e quindi preferirebbe contattare i colleghi individualmente.
• Il dipendente può essere sollevato dal fatto che il manager si offra di informare i colleghi in modo che non si senta obbligato a farlo.

Se il dipendente desidera che un rappresentante dell’azienda lo comunichi agli altri membri del team, è sufficiente convocare una riunione (virtuale o online) o inviare un’e-mail trasmettendo le informazioni in modo coerente con i desideri del dipendente. Nella maggior parte dei casi, il dipendente richiederà che i colleghi siano informati dell’accaduto, informazioni generali sulle circostanze, le preferenze del dipendente in merito all’essere contattato durante questo periodo e ciò che è noto sugli accordi a questo punto.

Come si annuncia una morte sul lavoro?

Annunciare la notizia che un dipendente è morto o che un membro del team ha perso un familiare non è mai un compito piacevole. Tuttavia, può essere molto meglio per i colleghi scoprirlo tramite un annuncio ufficiale dell’azienda piuttosto che per le voci che circolano nella vigna mentre le persone iniziano a scoprirlo dai social media o dai contatti personali. La condivisione di questo tipo di informazioni direttamente dalla direzione alla forza lavoro può ridurre al minimo le speculazioni e garantire che la situazione sia gestita in modo appropriato e rispettoso.